יותר ויותר ארגונים מודעים כיום לחשיבותו של המשאב האנושי – העובד. שיקולים של תחרות על עובדים בתחום עיסוקו של הארגון, הבנת התועלת שיכול להביא עובד מרוצה מצד אחד, והסיכונים שבעובד ממורמר מצד שני, ומחקרים המלמדים על כך שהשכר אינו הגורם החשוב ביותר במדד שביעות הרצון של עובד מעבודתו, אלא דווקא היחס לו הוא זוכה והתנאים – כל אלה גורמים לשימת רווחתו של העובד במקום גבוה בסולם העדיפויות הארגוני.
אז אפשר להוציא את העובדים ליום כיף בכנרת, או אפילו לסופשבוע בטורקיה, ואפשר גם לאפשר להם לרכוש כרטיסים מוזלים להצגות ילדים בחנוכה. אבל תפיסה כוללת ומתקדמת של רווחת העובדים תעשה שימוש נרחב גם בטכנולוגיה, ובראשה – פורטל משאבי אנוש ותקשורת פנים ארגונית.
מה זה?
פורטל פנים ארגוני הוא אתר פנימי של הארגון, אשר פתוח לעובדים ולהנהלת החברה, ומאפשר תקשורת והעברת מידע ביניהם. הפורטל יכול לכלול רכיבים שונים, בהתאם להעדפת הארגון ולאופיו. למשל:
• החברה מוציאה לשוק מוצר חדש - למה שהעובדים ילמדו על כך מן העיתון? פורטל פנים ארגוני יכול לתקשר את החדשות לעובדים, לספק להם מידע על החברה ועל הענף בו היא עוסקת, כדוגמת מוצרים ושירותים חדשים שהוציאה החברה או שבכוונתה להוציא בקרוב לשוק.
• מה מגיע לעובדת שיוצאת לחופשת לידה? הפורטל מספק לעובדים מידע על זכויותיהם הסוציאליות, לרבות טפסים מקוונים ואפשרות להעבירם ביתר נוחות לגורמים הרלוונטים בארגון.
• הסמנכ"ל, רציתי שתדע – פורטל פנים ארגוני מספק לעובדים אפשרות למתן משוב, לרבות משוב ממוקד בנושא ספציפי או לנושא משרה מסויים.
• אני והחבר'ה – הפורטל מספק אמצעים לגיבוש חברתי בין העובדים: שיתוף מידע ותמונות ("וכאן רואים את חדווה, אחרי שזרקנו אותה לבריכה"), הצפת ימי הולדת ואירועים אישיים ("מזל טוב לאיציק מהפיתוח להולדת הבת הרביעית! תמשיכו לנסות..."), לוח קחתן או יד שניה ("למסירה אוגר, יד שניה ממתכנת"), פורום ועוד.
• מי שמצביע משפיע - פורטל פנים ארגוני מאפשר להגביר את מעורבותם והתעניינותם של העובדים בפעילות העסקית של החברה באמצעים כמו סקרים אודות מוצרים או מהלכים שיווקיים חדשים, תחרות מתן שם למוצר חדש ועוד.
• עם מי אנחנו עובדים – הפורטל מאפשר לעובדים להכיר טוב יותר את עמיתיהם, באמצעות, בין היתר, הצגת עובדים חדשים בחברה, פינה קבועה שבה מופיע העובד המצטיין של החודש, ועוד.
• לוח אירועים – באמצעותו יכולים העובדים להתעדכן בדבר אירועים ארגוניים צפוייים, הכשרות וקורסים שמספקת החברה לעובדיה, משרות שהתפנו בארגון ועוד.
• עושים שופינג – הפורטל הפנים-ארגוני יכול לכלול פלטפורמה למכירת כרטיסים לאירועים והופעות ואף חנות רווחה מקוונת.
למה זה טוב לעובדים?
פורטל משאבי אנוש ותקשורת פנים ארגונית מספק צרכים שונים ומגוונים של העובד, החל ממידע חדשותי וסוציאלי אשר מובא לידיעתו באופן ממוקד ומרוכז, דרך תקשורת משופרת עם החברה והנהלתה, ועד הידוק היחסים עם שאר העובדים ופעילויות פנאי, הווי ובידור.
תחושת המעורבות, הקשר והמחוייבות של העובד למקום עבודתו גדלה ככל שגוברת הרגשתו שיש מי ששומע אותו, מוכן לקבל ממנו ביקורת ומשוב ומתעניין בדעתו בנוגע לפעילות החברה בכלל ולתחום עיסוקו בפרט. התקשורת הפנים ארגונית הפכה לחלק משמעותי וחשוב בארגונים שמבקשים לשמור ולשמר את ההון האנושי – עובדים בארגונים מתקדמים כבר לא שומעים על תהליך התייעלות של החברה בה הם עובדים באמצעי התקשורת, וכבר לא ניזונים משמועות ביחס לתוצאות עסקיות, מינויים, פיטורים, מיתוג מחדש ושינויים נוספים בארגון.
"שקיפות היא מושג מפתח ביחסי עובד חברה", אומרת טל תמרי-קלטר, יועצת עצמאית למשאבי אנוש וגיוס כ"א. "העדר שקיפות גורם ליצירת שמועות וחששות. בסביבה שקופה העובד מרגיש הרבה יותר בטוח, הרבה יותר שייך".
פורטל פנים ארגוני שמאפשר אינטראקטיביות ושיתוף פעיל של העובדים – בסקרים ותחרויות, שיתוף והעלאת תכנים ואפילו פעילויות פנאי – יגרום לעובדים להכנס אליו שוב ושוב, וכך יאפשר לארגון להביא לידיעת העובדים יותר מידע ולהגביר את מעורבותם בנעשה בארגון.
גם ארגון אשר מתייעל ובא לקראת העובד בהקלה על הליכים בירוקרטים ו"טופסולוגיה" נתפס בעיני עובדיו כמעסיק טוב יותר. עובד אשר מקבל מידע סדור ובהיר מבלי להיזקק למסמכים שאינם מצויים בידיו, לפגישה עם מחלקת משאבי אנוש או לעצות של חברים לעבודה, ירגיש שמכבדים את זכויותיו. פורטל משאבי אנוש מאפשר להביא לעובד מידע נגיש ומסודר, לרבות טפסים מתאימים שמגיעים ביעילות ליעדם.
גורם משמעותי בשביעות רצון של עובדים ממקום עבודתם קשור בפן החברתי ובתחושת השייכות ל"משפחה גדולה". במיוחד בארגונים גדולים, בהם הקשר בין עובדים שאינם עובדים פיסית יחד או בקרבת מקום זה לזה, מאפשר המימד הוירטואלי לקרב ולקשר בין עובדים, וגם לשמר ולהעמיק חוויות לא וירטואליות: כנסים, פעילויות חווייתיות, אירועים פנים ארגוניים ועוד. "פורטל פנים ארגוני מצמצם את תחושת הזרות של העובד – גם של עובדים ותיקים בארגונים גדולים, שיכולים לדעת מה קורה במחלקה אחרת ולהכיר את העובדים בבניין השני מתוך התמונות שהעלו לאתר, אבל במיוחד של עובדים חדשים", מדגישה תמרי – קלטר. "עובד חדש שמגיע לארגון יכול להתוודע לתרבות הארגונית באמצעות הפורטל, ותמונתו שמתפרסמת שם, שתגרום למישהו להגיד לו שלום במעלית, תקל על השתלבותו ועל הרגשתו בימים הראשונים בארגון".
למה זה טוב לארגון?
כאמור, עובד מעורב הוא עובד מחוייב ונאמן יותר, ופורטל פנים ארגוני הוא האמצעי הטוב והפשוט ביותר להגביר את מעורבותם של העובדים בנעשה בחברה, ואת תחושת השייכות שלהם.
פורטל פנים ארגוני מאפשר לארגון לקבל פידבקים מן העובדים. נכון, מדובר במתן אפשרות לעובדים לבקר את החברה, את ההנהלה ואת הממונים עליהם ביתר חופשיות; מבחינת הארגון - לא תמיד נעים לשמוע, אבל אין מחלוקת שחשוב לאפשר לעובדים להשמיע, ובכך למנוע נתק בין העובדים להנהלה והצטברות מרמור ותחושת קיפוח.
חשוב להדגיש שפידבקים מן העובדים מאפשרים לארגון להשתפר לא רק בממשק מול העובד, אלא גם במישור המקצועי. מי מכיר את הפן המקצועי יותר מאשר אלה שעושים את העבודה? חשוב גם לזכור שציבור העובדים הוא גם ציבור, לעתים בן מאות ואף אלפי אנשים, וניתן להשתמש בו ככזה על מנת לבדוק מוצר חדש, מוצג או פרסומת חדשה.
פורטל משאבי אנוש מאפשר לשמר את ההווי החברתי ואת התרבות הארגונית: העובד המצטיין של החודש הופך למוסד מתמשך, החוויות מאירועים פנים ארגונים נשמרות לאורך זמן, הידע שנמסר בהשתלמויות וקורסים מאוחסן ויכול להישלף לפי דרישה.
ואחרון: פורטל משאבי אנוש ותקשורת פנים ארגונית מהווה גם כלי שיווקי ממדרגה ראשונה עבור מגוייסים פוטנציאלים. "מועמד שהארגון רוצה בו בהחלט יתרשם מהצצה אל התרבות הפנים ארגונית, במיוחד אם היא מלמדת על יחס ראוי לעובדים, מתן אפשרות ביטוי, לצד לוח אירועים עשיר והרבה תמונות של עובדים מחייכים", אומרת תמרי-קלטר.
כמה זה עולה לנו?
נשאלת השאלה, אם לא מדובר בגול עצמי; האם בהקמת אתר אינטרנט פנים ארגוני ומשיכת העובדים לגלוש בו איננו גורמים להסחת הדעת מהעבודה ולעידוד העובדים לבזבז את זמנם במקום לעבוד?
ובכן, מחקרים בעולם מגלים כי עובדים מבלים בין 40 דקות לבין כשעתיים בשבוע בגלישה באינטרנט על חשבון שעות העבודה – ברשתות חברתיות, אתרי קניות, בבדיקת תיבות המייל שלהם ואפילו בשיטוט באתרי פורנו. האם לא מוטב שלפחות חלק מהזמן הזה יוקדש לחשיפה לתכנים שקשורים לארגון ולחיזוק את הקשר בינם לבין מקום עבודתם?
ארגונים משקיעים הון בהון האנושי; בנופש האחרון לבדו השקעתם מאות אלפי שקלים; אלפי שקלים הוקדשו רק לקישוט בית המלון בבלונים עם לוגו החברה. בתוך זמן לא רב ייישכח הנופש, והתמונות ידהו באלבום. פורטל משאבי אנוש, שעלותו מזערית יחסית להוצאות הארגון על רווחה, מהווה כלי עבודה בסיסי ויעיל לטווח ארוך, ומאפשר גם לטעום שוב ושוב את הנופש ההוא, בכל פעם מחדש.