מאת: יונתן שחר
כמו כל אתר אינטרנט, אין פורטל משאבי אנוש של ארגון אחד דומה למשנהו. אך כמו ביחס לאתרי אינטרנט אחרים, קיומו של מוצר מדף מודולרי, אשר ניתן להתאמה אישית לצרכי הלקוח ומבוסס על נסיונה של ATP-LOGIC הן בהקמת אתרי אינטרנט והן בקסטומיזציה שלהם, מאפשר בניה פשוטה, יעילה וחסכונית של אתר אופטימלי עבור הלקוח.
הפורטל הוא מערכת סגורה שמשמשת רק את עובדי הארגון, אשר נכנסים אליה באמצעות שם משתמש וססמה.
מה יכול להכיל הפורטל?
הפורטל מכיל תכנים ושירותים שונים, אשר מיועדים להרחיב את מעורבות העובדים בנעשה בארגון, להגביר את תחושת השייכות והמחוייבות של העובדים כלפי הארגון, לתרום לרווחת העובדים ולשפר הקשר בין העובדים לבין עצמם. חלק מן הפונקציות מתוכננות כך שימשכו את העובד פנימה, משנכנס לפורטל לצורך ספציפי.
• תאריכון אירועים בפורמט אשר מותאם לצפיפות האירועים בארגון - השתלמויות, פעילויות רווחה ועוד, הניתנים לאיתור לפי סיווגים שונים.
• תאריכון אירועים אישיים – לוח ימי הולדת ואירועים אישיים של העובדים.
• מאמרים – מידע בדבר פעילות החברה, חידושים ארגוניים, מאמרים בנושאי רווחה ועוד. המאמרים יכולים להיות מסווגים על פי מחלקות הארגון, או בחלוקה נושאית אחרת.
• פונקציות שונות של שיתוף העובדים – העלאת תמונות וטקסטים, פורום, לוח מודעות פנימי, סקרים ותחרויות. בנוסף, ניתן לבחור לאיזה מן המודולים רוצים להוסיף טוקבקים.
• משחקים ולומדות – קשורים לעולם התוכן של החברה או לנושאים שהחברה מעוניינת לקדם (לדוגמה: בטיחות, חסכון באנרגיה ועוד). משמש גם ללימוד וגם כפעילות פנאי מושכת, וכן ניתן לקשר לקבלת הטבה.
• תיבת משוב – מאפשרת נגישות לדרגים בכירים ולממונים בארגון. יכולה להיות מסווגת לפי מחלקות או תפקידים, ומאפשרת תקשורת ממוקדת ויעילה.
• פלטפורמה לבחירה ומכירה של כרטיסים להצגות ומופעים – מאפשרת לעובד לבחור מקום באולם, תאריך, רמת מחירים.
• מסחר אלקטרוני – חנות הרווחה של הפורטל מאפשרת מכירה של מוצרים לעובדים, כדוגמת ארוחות במסעדות.
• עובד החודש – תבנית להצגת עובד מצטיין – תמונה, פרטים אישיים ועוד, וכן אפשרות לצפות בהסטוריה של עובדים מצטיינים קודמים. תבניות נוספות מאפשרות הצגת עובדים חדשים בארגון, מינויים וקידומים ועוד.
• מנוע חיפוש אשר מאפשר לאתר מידע בכתבות, מוצרים, טפסים ועוד.
• עמוד הבית: מכיל "טעימות" מן המודולים הפנימיים שכלולים בפורטל מבין אלה שפורטו למעלה, בפורמטים שונים בהתאם למהות ולתוכן: הצפה בתצוגה "רצה" של ימי הולדת/שמחות של עובדים שחלים היום, אירועי היום, מאמרים מקודמים, מוצרים למכירה ועוד.
כיצד מתאימים?
ההתאמה ללקוח נעשית בהתייעצות עם מומחי ATP-LOGIC אשר אמונים על התאמה אישית של מערכות ללקוחות שונים.
נתונים הרלוונטיים לבניית הפורטל ובחירת הפונקציות שיכללו בו הם אופי הפעילות של החברה, כמות כוח האדם בחברה, שיעור העובדים שעובדים מול מחשב, פיזור דמוגרפי וגאוגרפי של העובדים ועוד.
הפעילות הקיימת של מחלקת משאבי האנוש של הארגון משתלבת ומשפיעה גם היא על אפיון הפורטל, ומתוקשרת באמצעותו. פעילות זו תשפיע למשל על החלטות כגון צפיפות לוח האירועים, קיומה ואופיה של חנות מקוונת ועוד.
איזה ארגון צריך פורטל משאבי אנוש?
כל ארגון יכול להסתייע באתר פנים ארגוני לשם הידוק הקשר בין העובדים לחברה, שיפור רווחתם של העובדים וגיבוש. ככל שהארגון גדול יותר ומספר העובדים רב, כך גדלה התועלת בפורטל משאבי אנוש ותקשורת פנים ארגונית.